Rambler's Top100   Методики автоматизации предприятия  Автоматизация предприятия Методики автоматизации предприятия   
   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
среда
Автоматизация предприятия БОС
  Просмотров..933000
  Сегодня.....75
  Хостов......36

Автоматизация учета

Построения системных счетов


24.11.2012

При разработке задач в рамках той или иной системы учета всегда встает вопрос - как построить системные счета, чтобы в результате прикладное решение было оптимальным. А именно - потребляло минимум технических ресурсов, первичный документооборот удобно, быстро и надежно вводился в базу через интерфейс пользователя, самих пользователей для ввода информации было как можно меньше, а степень их компетенции ниже, все необходимые отчеты и запросы собирались, как можно быстрее, а актуальность информации в них была высокой.

Решение всех этих противоречивых требований в значительной степени зависит от построений системных счетов, от правильности их функциональной привязки к важнейшим точкам хозяйственных процессов предприятия, от выбора адекватных схем движения (проводок) между счетами и от аналитической структуры системных счетов. Другими словами, построения системных счетов на начальном этапе проектировании учетных задача, неважно - одной или нескольких, должны создавать надежный "фундамент" учетного пласта базы, над которым будет дальше производится надстройка всех других элементов системы учета: документов, справочников, отчетов, запросов, процессов обработки.

С этой точки зрения, желательно, чтобы этот учетный пласт в дальнейшем при содании базы не менялся. Или менялся незначительно. Иначе придется слишком много вносить изменений в базу данных в отношений элементов надстройки. Поэтому все построения системных счетов должны тщательно продумываться, и не один раз до завершения ТЗ, прежде чем начать создавать реальную базу системы учета.

Рассмотрим в этой и следующих статьях некоторые важные элементы и способы построений системных счетов на примере конкретных задач.

Счета-заглушки

В замкнутых системах учета с небольшим набором счетов трудно обойтись без счетов-заглушек. Эти маленькие по структуре, но очень полезные счета обеспечивают поддержку одного из принципов учета, а именно - двойной записи по хозяйственным операциям, когда одна из сторон этих операций не ведется или малоинтереcна в данной учетной среде.

Счет 99 "Заглушка"

~ Вид документа
~ Документ №
~ Дата документа
= Сумма

Структура счета-заглушки обычно стандартная (см.выше) - состоит из документального блока и основной единицы учета - суммы в рублях. Количество заглушек в учетной может любым - все зависит от схемы проводок. Но в небольших задачах может быть и один общий счет-заглушка. Приведем пример складской среды из двух счетов: складского и заглушки, с описанием всех выполняемых операций. В этом примере счет-заглушка (Счет 99) имеет функциональное наименование, отражающее его потенциальное, но не реализованное назначение.

ПРИМЕР. Простая складская среда.

Счет 41 "Товары на складе"

* Код склада спр.Склады
* Код товара спр.Товары
~ Вид документа
~ Документ №
~ Дата документа
= Количество
= Сумма

Счет 99 "Поставщики/Клиенты"

~ Вид документа
~ Документ №
~ Дата документа
= Сумма

Оборот товара на складе

Операция Дб Кр Ед.учета Документ
Приход товаров от поставщика 4100 9900 Сумма, Количество
прихода
Предмет накладной прихода
Отпуск товаров клиенту 9900 4100 Сумма, Количество
отпуска
Предмет накладной отпуска
Передача товара между складами 4100 4100 Сумма, Количество
передачи
Предмет накладной передачи
Списание товара со склада 9900 4100 Сумма, Количество
списания
Предмет накладной списания

В этом примере видно, что для данной учетной среды будут выполняться все основные складские операции операции в двух единицах учета (количество и сумма прихода). Аналитические возможности среды - ведение оборотов и остатков в разрезе Складов и Тоаров. Все отношения с поставщиками и клиентами "заглушены". Также "опущен" на заглушку поток списания товара. В такой среде вполне можно вести простой учет товаров, если не ставятся другие требования. Например - партионный учет. В этом случае придется добавить в аналитику сч.41 атрибут - Номер партии, совпадающий с номером накладной прихода. А можно наоборот - еще упростить среду. Например, с целью ведения только количественного учета убрать из сч.41 и сч.99 атрибут - Сумма.

Тразитные счета

При обработке (проведении) сложных документов, имеющих один или несколько предметов (табличных частей), возникает проблема избыточных проводок. Дело в том, что, когда по каждой записи предмета документа выполняется проводка, одна её половина может отражаться в системном счете, аналитика которого заполняется значениями только общей части документа. А значит будет одинаковой для всех порожденных записей. Т.е. от каждого документа на счете будет множество (по числу строк в предмете) одинаковых по аналитике записей с разными суммами, общий итог которых равен общей сумме документа. Например, если мы обрабатываем приход товара по документу "Накл.прихода" из 5 строк в предмете и выполняем следующие проводки:

Операция Дб Кр Ед.учета Документ
Приход товаров от поставщика 4100 6000 Сумма, Количество
прихода
Предмет накладной прихода

мы получим на счетах 41 и 60 по 5 оборотных записей со ссылкой на данный документ прихода. Если на сч.41 эта ситуация правильная, поскольку соответствует задаче счета - анализу товародвижения на складе, то на счете 60 - это явная избыточность и, как следствие, перегрузка оборотных отчетов ненужными дублирующими строками. Здесь по-хорошему должна быть одна запись (вместо 5) по коду поставщика и общей суммой документа прихода. Что делать в таких случаях ?

Есть только один правильный способ решить эту проблему с полным соблюдением всех принципов учета. Это ввести в систему учета один несколько тразитных счетов с простейшей структурой, как в случае счетов-заглушек, и обеспечить тразитное движение через них по принципу "воронки" или, иначе - "одна проводка ко многим". Добавим в наш пример прихода товара такой счет - пусть его номер будет 45, и получим следующую схему проводок:

Операция Дб Кр Ед.учета Документ
Приход товаров от поставщика 4100 4500 Сумма, Количество
прихода
Предмет накладной прихода
Задолженность перед поставщиком 4500 6000 Сумма накладной Накладная прихода

Как мы видим ситуация кардинально изменилась. В оборотных записях сч.41 и сч.60 обспечена и корректную аналитичность и неизбыточную детальность. А сч.45, выполняющий такую транзитную функцию может быть вообще скрыт от пользователя. И что приятно, стоимостной баланс при использовании тразитных счетов никогда не будет нарушен.


Перейти в оглавление статей


Фишки БОС
Продукты БОС
   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
© Copyright 2003 Компания ЭФЕС