Rambler's Top100   Методики автоматизации предприятия  Автоматизация предприятия Методики автоматизации предприятия   
   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
пятница
Автоматизация предприятия БОС
  Просмотров..880371
  Сегодня.....57
  Хостов......27

Оглавление:  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  


Глава 9. Полные отчеты по счетам

Введение

Полные отчеты по счетам являются средством отображения и анализа информации, содержащейся в оборотах и остатках счетов. Любая информация в отчете является актуальной на момент получения или обновления отчета. При работе с отчетами имеются следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

  • Просматривать отчет с подведением итогов по аналитическим объектам или оборотам;
  • Получать информацию по одной или нескольким единицам учета одновременно;
  • Оперативно изменять глубину детализации просматриваемой информации, тем самым изменяя масштаб шага просмотра;
  • Получать развернутые итоги по текущему аналитическому объекту или группе объектов;
  • Производить поиск или фильтрацию аналитических объектов;
  • Выводить на печать или в файл любой набор указанных фрагментов отчета, в том числе весь отчет;
  • Оперативно изменять штатную форму, содержание и параметры настройки отчета.

Начало работы

Для начала работы необходимо войти в раздел ОТЧЕТЫ рабочего меню системы или в другие разделы меню, где организованы смысловые группы отчетов по счетам. После входа в один из разделов на экране появится список доступных отчетов, имеющихся в среде БОС по данной группе. При выборе одного из них инициируются стартовые запросы отчета и его выполнение. Можно, используя разметку, выбрать сразу несколько отчетов.

Другой способ вызов отчета - через режим "F9.Сервис".панели ввода объекта БОС. Для этого необходимо, чтобы отчет был включен в панельную группу этого объекта администратором.

Выполнение отчета начинается с выбора периода отчета и его дополнительной подготовки, если это необходимо. После чего на экране появляется аналитическая карточка отчета с фрагментом информации и уровнем детализации, которые были в последнем сеансе работы с данным отчетом на момент его закрытия. Если отчет запускается впервые, то используется уровень детализации по умолчанию, заданный в генераторе отчетов, и выводится самый первый фрагмент информации по её сортировке в отчете.


Выбор периода отчета

При работе с отчетами используются два типа периода: ОТЧЕТНЫЙ, совпадающий с периодом базы (месяц, квартал, год), и ПРОИЗВОЛЬНЫЙ. Под произвольным периодом понимается любой интервал в пределах го отчетного периода.

В начале выполнения отчета на экране появляется запрос типа периода, за который надо подбирать информацию в отчет. Выход из запроса без выбора типа периода приводит к прекращению работы отчета.

При выборе ОТЧЕТНОГО периода используется вся информация, хранящаяся в оборотах и остатках счета c учетом предустановленного фильтра генераторе отчетов.

При выборе ПРОИЗВОЛЬНОГО периода, система предлагает его конкретизировать: по списку возможных месяцев, по списку возможных дат (разметить две даты или выбрать одну), прямым вводом дат начала и конца периода. После чего производится пересчет вступительных остатков на начало указанного периода и в оборотах счета выделяются только те проводки, у которых значение аналитического признака "Дата проводки" попадает в указанный период. Признак "Дата проводки" в счете заполняется либо пользователем при проведении хозяйственной операции, либо самой системой при выполнении автоматических операций.

Отчеты по произвольному периоду используются при больших отчетных периодах, установленных в системе, например квартал или год. В этом случае можно получать отчеты ПО СЧЕТУ за любой месяц/квартал внутри отчетного периода.


Форма вывода отчета

Работа с полным отчетом по счету всегда производится в рамках основной структурной единицы - АНАЛИТИЧЕСКОЙ КАРТОЧКИ, которая содержит ПОЛНУЮ информацию по конкретному значению текущего объекта обработки отчета (см.гл.8).

Для работы с аналитической карточкой используется специализированная форма вывода на экран (Рис.9.1), которая состоит из функциональных областей: ЗАГОЛОВОК, ДЕТАЛИЗАЦИЯ, АНАЛИТИКА, ОБОРОТЫ, ИТОГИ, ИНДИКАТОРЫ.

Рис.9.1

Рис.9.1. Форма вывода полного отчета

ОБЛАСТЬ ЗАГОЛОВКА - занимает верхнюю часть формы вывода. Содержит номер и наименование отчета. Может выводится дополнительная информация по режиму работы отчета.

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ - расположена под заголовком отчета. Содержит список аналитических признаков, определяющих (детализирующих) текущий объект обработки в отчете. Рядом с основным признаком находятся их значения и значения сторонних аналитических признаков из справочников, связанных с текущим счетом отчета. Количество основных и сторонних аналитических признаков определяется текущим уровнем детализации отчета (см.гл.8).

В области детализации также находятся: кнопка <F9.Меню> для вызова функций отчета, кнопки изменения уровня детализации и кнопки навигации по карточкам отчета.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - занимает левую часть таблицы карточки. Предназначена для отображения аналитической информации по оборотам счета. В колонки таблицы выводятся имена и значения аналитических признаков отчета, не попавших в область детализации. Каждая запись в области аналитики относится к одной проводке в оборотах счета.

Если колонки таблицы не помещается в область аналитики, то можно увеличить размер этой области за счет области оборотов или использовать боковой скроллинг вправо/влево.

ОБЛАСТЬ ОБОРОТОВ - занимает правую часть таблицы карточки. Предназначена для вывода значений оборотов и подитогов в текущей единице учета, а также номеров корреспондирующих счетов каждой оборотной записи, если последнее предусмотрено настройкой отчета. Максимальное число колонок таблицы оборотов равно 7 для активно-пассивного счета: ДБ.сальдо, КР.сальдо, ДБ.оборот, КР.оборот, КОРР.счет, ДБ.остаток, КР.остаток. Состав колонок и их имена определяются настройкой отчета.

Если колонки таблицы не помещаются в область оборотов, то можно увеличить размер этой области за счет области аналитики или использовать боковой скроллинг вправо/влево.

ОБЛАСТЬ ИТОГОВ - занимает нижнюю часть формы вывода. Предназначена для отображения общих итогов аналитической карточки: вступительного сальдо, оборотов и остатков на конец по всем единицам учета отчета. Текущая единица учета отражается в области на первой строке. Имена единиц учета выводятся справа от итогов.

Вступительные сальдо и остатки на конец отображаются одной суммой, рассчитанной по правилам и формулам, приведенным в главе 8. Иногда, с определенного уровня детализации и ниже, вступительные сальдо прекращает рассчитываться. Это является штатной ситуацией и означает, что система не может подсчитать вступительное сальдо по текущей аналитической карточке. Эта ситуация возникает, когда среди аналитических признаков, определяющих текущий объект обработки, имеется один или несколько, не содержащихся в аналитике остатков счета. Очевидно, что в этом случае остатки по ним не ведутся и отразить их в отчете невозможно.

ИНДИКАТОРЫ - занимают левую часть области итогов. Предназначены для индикации положения пользователя в информации отчета. Используются следующие индикаторы слева направо:

Д: n/m - текущий уровень ДЕТАЛИЗАЦИИ n из m возможных.
О: n/m - текущий ОБЪЕКТ обработки (карточка) n из m имеющихся.
С: n/m - текущая СТРОКА n из m имеющихся в данной карточке.
П: n - текущая ПАНЕЛЬ (область) n таблицы карточки (1-Аналитика, 2-Обороты ).

Клавиши управления

Стрелка вверх - ВВЕРХ на одну строку.
Стрелка вниз - ВНИЗ на одну строку.
PageUp - ВВЕРХ на одну страницу.
PageDown - ВНИЗ на одну страницу.
Ctr+Home - На ПЕРВУЮ страницу или строку.
Ctrl+End - На ПОСЛЕДНЮЮ страницу или строку.
Ctrl+PageUp - На ПРЕДЫДУЩУЮ карточку отчета.
Ctrl+PageDown - На СЛЕДУЮЩУЮ карточку отчета.
Ctrl+Стрелка вверх - Уровень детализации ВВЕРХ.
Ctrl+Стрелка вниз - Уровень детализации ВНИЗ.
Ctrl+Стрелка вправо - Увеличить область АНАЛИТИКИ.
Ctrl+Стрелка влево - Увеличить область ОБОРОТОВ.
Enter - Переход на следующую колонку таблицы карточки.
Esc - ВЫХОД из отчета.
F1 - Вызов помощи по системе, т.е. данного справочного руководства.
F2 - Смена панели. Переход между областями аналитики и оборотами карточки.
F3 - Вызов режима "Ед.учета" для изменения состава единиц учета в отчете.
F4 - Вызов режима "Параметры" для изменения доступной настройки отчета.
F6 - Вызов режима "Поиск" для поисковых операций и установки фильтров.
F7 - Вызов режима "Печать" для вывода отчета на печать или в файл.
F8 - Вызов режима "Итоги" для подведения общих развернутых итогов по нескольким карточкам.
F9 - Вызов главного меню отчета.
F10 - Вызов главного меню системы.
Alt+F1 - Вызов помощи по среде текущей базы БОС, если она сделана при генерации.
Ctrl+Insert - Копирование информации текстового поля колонки отчета в корзину.

Изменение детализации отчета

Изменение детализации отчета обычно необходимо, когда карточка текущего уровня детализации содержит либо слишком много, либо слишком мало информации. Другой причиной может быть желание найти необходимый объект обработки через список карточек, который оперативно готовится для каждого уровня детализации.

Изменение уровня детализации отчета может производиться следующими способами: 1) щелчком мыши по первым двум кнопкам в верхнем правом углу области детализации; 2) комбинацией клавиш <Ctrl+Стрелка вверх> / <Ctrl+Стрелка вниз> 3) через режим "F6.Поиск" - меню "Детализация".

Рис.9.2

Рис.9.2. Меню детализации отчета

Обратите внимание (Рис.9.2), что все имеющиеся уровни детализации в отчете имеют номера и имена в соответствии с заданной сортировкой. Используемые уровни детализации помечаются знаком "+". В данном случае установлен ТРЕТИЙ уровень детализации: Субсчет, Склад, ГрМатериалов. Знаком "~" помечаются нижние уровни детализации, на которых не возможен расчет вступительного сальдо из-за отсутствия данных комбинаций аналитических признаков в остатках счета. Эти комбинации присутствуют только в оборотах.

Изменения детализации через меню - самый наглядный и удобный способ. Кроме того он позволяет выбрать любой уровень, пропустив сразу несколько. Что невозможно при других способах. Это немаловажно, поскольку при больших объемах информации (свыше 500 тысяч записей) время подготовки карточки очередного уровня может занимать несколько минут. Меню детализации также удобно для наглядного контроля своего положения в информационной "пирамиде" отчета.


1.1. Уровень детализации ВВЕРХ

Поднимая уровень детализации вверх, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УМЕНЬШЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. Последний из них вместе с относящимися к нему сторонними признаками изымается из области детализации и помещается в область аналитики отчета. При этом уровень детализации уменьшается на единицу, а объем информации, представленной в аналитической карточке, в общем случае, увеличивается. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом карточки, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек, которых в общем случае будет меньше.

Если в области детализации остается один основной аналитический признак, т.е. достигнут минимально возможный уровень детализации текущего отчета, то дальнейшее уменьшение детализации становится не возможным. А при попытке выполнить такое действие появится соответствующее предупреждающее сообщение. Никакого изменения детализации не произойдет, а текущая аналитическая карточка останется без изменений.


1.2. Уровень детализации ВНИЗ

Опуская уровень детализации вниз, вы производите изменение текущего объекта обработки отчета (см.гл.8) в сторону УВЕЛИЧЕНИЯ количества определяющих его аналитических признаков. В области аналитики, первый по порядку следования основной аналитический признак, входящий в сортировку отчета, вместе с относящимися к нему сторонними признаками перемещается в область детализации. Уровень детализации увеличивается на единицу, а объем информации, представленной в аналитической карточке, в общем случае, уменьшается. В соответствии с новой детализацией отчета и новым аналитическим составом области аналитики, обновляется содержащаяся в ней информация и данные в области итогов. Обновляется также и список карточек, которых в общем случае будет больше.

Образно говоря, пользователь погружается в информацию, представленную в отчете, начиная работать по более мелким объектам обработки внутри более крупного.

Если в области детализации находятся ВСЕ аналитические признаки входящие в сортировку отчета, т.е. достигнут максимально возможный уровень детализации, то дальнейшее увеличение детализации становится не возможным. А при попытке выполнить такое действие появится соответствующее предупреждающее сообщение. Никакого изменения детализации не произойдет, а текущая аналитическая карточка останется без изменений.


Просмотр карточек отчета

Просмотр информации таблицы карточки отчета производится стандартными средствами графического интерфейса через вертикальные и горизонтальные полосы прокрутки, а также клавишами управления (см.выше). Переход между областями аналитики и оборотов таблицы производится клавишей или мышью. Вертикальная прокрутка этих областей производится синхронно для полного соответствия строк аналитики и значений оборотов.

Можно изменить пропорцию ширины областей аналитики и оборотов путем перемещения линии их раздела вправо или влево. Это можно выполнить мышью или клавишами управления (см.выше). Пропорция обычно выбирается так, чтобы для данного размера формы отчета колонки области оборотов были видны все, поскольку в этом случае анализ информации карточки становится наиболее эффективным.

Можно изменить ширину всех колонок в таблице отчета и подобрать такой их вариант, чтобы был виден максимум информации в отчете при большом количестве аналитики.

Переход между карточками может производиться следующими способами: 1) щелчком мыши по соответствующим кнопкам в верхнем правом углу области детализации; 2) комбинацией клавиш <Ctrl+PageUp> / <Ctrl+PageDown> 3) через режим "F6.Поиск" - "Частичный / Полный список" (см.ниже). Последний вариант наиболее удобен, когда необходимо "перепрыгнуть" через большое количество карточек, либо найти карточку по именам её набора аналитических признаков непосредственно в списке.

После завершения работы с отчетом сохраняются: 1) все измененные детали внешнего вида: размер и положение формы отчета, ширины колонок, пропорции между областями; 2) параметры настройки отчета; 3) уровень детализации и положение в информации - последняя текущая карточка.


Единицы учета <F3>

При работе с полным отчетом можно просматривать обороты по одной единице учета, а общие итоги карточки получать по всем выбранным единицам учета. Одновременный просмотр оборотов по двум и более единицам учета возможен при использовании специального ключа в настройке (см.ниже), но это не очень удобно, поскольку трудно воспринимать большие объемы кратно чередующейся информации.

Режим "Единицы учета" предназначен для изменения состава единиц учета отчета. Вызов режима может быть выполнен клавишей <F3> или через главное меню отчета. При вызове режима появляется список единиц учета (Рис.9.3), в котором цифрами слева отмечен их порядок следования в текущем составе отчета.

Рис.9.3

Рис.9.3. Состав единиц учета отчета

Этот состав можно переопределить. Для этого необходимо с помощью разметки определить новый состав и порядок единиц учета в отчете. При выборе нового состава единиц учета надо иметь ввиду, что: 1) именно ПЕРВАЯ отмеченная единица учета будет являться текущей для просмотра оборотов; 2) при изменении текущей единицы учета изменяется и формат отображения данных в оборотах карточки отчета.

При ВЫБОРЕ нового состава единиц учета происходит обновление информации в карточке отчета. При ОТМЕНЕ ВЫБОРА никаких изменений в карточки отчета не произойдет.


Параметры отчета <F4>

Режим предназначен для оперативного изменения доступных параметров настройки отчета. Все изменения параметров сохраняются и продолжают действовать при новом старте отчета.

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F4> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню параметров полного отчета (Рис.9.4).

Рис.9.4

Рис.9.4. Меню параметров полного отчета

Изменение значений параметров производится путем установки на них курсора и нажатия клавиши <Enter> или щелчком мыши. При этом текущее значение параметра меняется на альтернативное. При выходе из меню сохраняется новая настройка отчета и производится его соответствующее изменение на экране и последующей печати.


1.3. Вид информации

При значении параметра ОБЪЕКТНЫЙ в текущей аналитической карточке отчета информация выводится последовательно по каждому элементарному объекту обработки с отображением сначала его дебетовых, а затем кредитовых оборотов. В этом случае вся информация, касающаяся одного элементарного объекта обработки собирается В ОДНОМ МЕСТЕ карточки.

При значении параметра ОБОРОТНЫЙ в текущей аналитической карточке отчета выводится сперва информация всех ДЕБЕТОВЫХ записей, а потом - КРЕДИТОВЫХ. Таким образом информация по одному элементарному объекту отражается в РАЗНЫХ МЕСТАХ отчета. Этот вид информации используется, если, например, пользователя интересуют в аналитической карточке только дебетовые обороты, а записей много, и просматривать их в разрезе элементарных объектов обработки, разбросанных на большом информационном пространстве не удобно.


1.4. Общие итоги карточки

При значении параметра ДА по каждой аналитической карточке автоматически подводятся общие итоги по оборотам и остаткам. При больших объемах информации на это уходит некоторое время - до нескольких секунд.

При значении параметра НЕТ область ИТОГОВ выключается, а процесс подведения общих итогов блокируется . Этот режим можно использовать, если в течение какого-то времени работы с отчетом важна скорость перемещения по карточкам, а подсчет общих итогов не нужен. Например, при поиске необходимой аналитической карточки путем их быстрого перебора.

В любой момент времени, обратной установкой значения ДА, можно активизировать процесс подведения общих итогов карточки.


1.5. Подитоги по сортировке

При значении параметра ДА по всем аналитическим признакам, входящим в сортировку отчета, подводятся подитоги в текущей единице учета отчета.

При значении параметра НЕТ подитоги по сортировке не подводятся, что экономит время при быстром просмотре карточек. Этот режим также используется для печати при большом количестве признаков и нескольких единицах учета, чтобы строки подитогов не занимали слишком много места.


1.6. Подитоги по одной записи

При значении параметра ДА подитоги по аналитическим признакам, входящим в сортировку отчета, подводятся независимо от количества имеющихся записей для элементарного объекта обработки. Т.е. даже для одной записи будут сформированы все положенные подитоги по всем уровням сортировки.

При значении параметра НЕТ подитоги по сортировке подводятся только для тех элементарных объектов обработки, которые имеют две и более оборотные записи. Этот режим позволяет при больших объемах информации избежать "захламления" подитогами карточек отчета. Что повышает эффективность просмотра и анализа информации отчета.


1.7. Пусто вместо нуля

При значении параметра ДА нулевые значения числовых полей и единиц учета заменяются пробелами при выводе отчета. Этот режим наиболее выгодный с точки зрения быстрого восприятия значимой ненулевой информации.

При значении параметра НЕТ нулевые значения числовых полей и единиц учета выводятся как есть в соответствующем формате. Этот режим используется реже - в основном для начальной проверки работы отчета.


1.8. Только объекты с оборотами

При значении параметра НЕТ в отчет выводится информация по ВСЕМ объектам учета независимо от наличия по ним оборотов.

При значении параметра ДА выводится информация ТОЛЬКО по тем объектам учета, у которых есть хотя бы одна оборотная запись. Режим используется, если в каком-либо счете имеется большое количество записей остатков и мало записей оборотов, чтобы значительно сократить размер отчета и упростить его анализ.


1.9. Только карточки с оборотами

При значении параметра НЕТ в отчет выводятся ВСЕ аналитические карточки.

При значении параметра ДА в отчет выводятся ТОЛЬКО те аналитические карточки, которые содержат хотя бы одну оборотную запись. Используется для выборки из большого массива информации аналитических объектов, содержащих обороты. В таких карточках будут отражена информация как по оборотам так и по остаткам данных объектов учета.


1.10. Обороты по всем ед.учета

При значении параметра НЕТ в отчет выводятся оборотные записи только по текущей единице учета. Т.е. первой единице в составе выбранных единиц учета отчета. Этот режим является самым удобным для анализа информации.

При значении параметра ДА в отчет выводятся оборотные записи по всем единицам учета данного отчета. Этот режим используется значительно реже - в основном для официальных распечаток отчетности в архив. Объем информации отчета в этом режиме резко возрастает.


1.11. Запрос новой сборки отчета

Параметр регулирует сценарий запуска отчета. Дело в том, что при старте отчета информация, необходимая для отчета собирается из базы среды во временные файлы, которые обычно уничтожаются после завершения работы с отчетом. Но эти файлы могут использоваться повторно, если информация не изменилась в базе. При этом существенно сокращается время подготовки отчета.

При значении параметра ДА при старте отчета выводится запрос НОВОЙ сборки. Если будет выбран отказ от новой сборки, в отчет будет выводится прежняя информация временных файлов. Если будет выбрана новая сборка, временные файлы отчета будут собраны заново, при этом информация отчета будет актуализирована с реальной информацией в базе. Этот режим используется для итоговых консервативных отчетов за закрытые периоды с большим объемом информации, когда точно известно - были ли изменения в базе.

При значении параметра НЕТ подготовка отчета будет выполняться всегда заново. Этот режим используется по умолчанию и является гарантией от неактуальной информации в оперативных отчетах.


Поиск информации <F6>

Поскольку основной структурной единицей отчета является аналитическая карточка, то поиск необходимого фрагмента информации, воплощается в поиск той или иной аналитической карточки. Последняя, в свою очередь, определяется значениями аналитических признаков текущего объекта обработки отчета в области детализации и самим уровнем детализации.

Таким образом, чтобы найти фрагмент информации необходимо либо явно задать значения признаков входящих в сортировку отчета (быстрый поиск), либо выбрать карточку из списка имеющихся для текущего уровня детализации.

Кроме того, необходимо оперативно правильно управлять детализацией отчета. От этого зависит в какой по объему карточке окажутся искомые записи. Если уровень детализации будет не достаточен, может оказаться, что придется просматривать большой массив информации прежде чем удастся найти требуемые данные. Если детализация окажется слишком подробной, часть искомой информации окажется рассредоточенной по нескольким карточкам, что также не добавит удобств при просмотре и анализе.

Режим "Поиск" предназначен для выполнения различных видов поиска и фильтрации необходимой информации как в отчете в целом, так и внутри текущей аналитической карточки.

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F6> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню различных режимов поиска в отчете (Рис.9.5).

Рис.9.5

Рис.9.5. Меню поиска в отчете

При ВЫБОРЕ из меню активизируется соответствующий вид поиска информации. В частности при выборе режима "Текущая карточка" появляется меню режимов поиска только внутри текущей карточки (Рис.9.6).

Рис.9.6

Рис.9.6. Меню поиска в карточке отчета

При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в форму отчета без изменений в аналитической карточке.


1.12. Поиск в карточке по значению одного поля

Этот вид поиска в карточке используется в тех случаях, когда заранее известно значение хотя бы одного поля искомой информации. И требуется быстро выйти на первую ближайшую запись карточки от текущей позиции вниз.

При вызове режима появляется список полей поиска, в котором надо выбрать одно и ввести его искомое значение. Если запись с этим значением в карточке есть, то курсор встанет на ближайшую снизу, если нет, появится сообщение о неудачном поиске и будет предложено ввести другое значение.

При вводе искомого значения в запросе ввода данных активна кнопка "F2.Справка". Нажав её можно получить доступ к информации соответствующего справочника среды БОС для выбора правильного значения поиска.


1.13. Поиск в карточке по условиям

Этот вид поиска в карточке используется в тех случаях, когда заранее известны только приблизительные условия по значению одного или нескольких полей искомой информации. И требуется быстро выйти на первую ближайшую запись карточки от текущей позиции вниз.

При вызове режима появляется список условий поиска, который надо сформировать и выйти из него для активации поиска. Формирование условий инициируется клавишей <Enter> аналогично той же функции в таблице БОС (см.гл.2-п.1.4). Если записи с этим набором условий в карточке есть, то курсор встанет на ближайшую снизу, если нет, появится сообщение о неудачном поиске и будет предложено выбрать другой вид поиска.

При вводе значений полей в условиях поиска также активна кнопка "F2.Справка". Нажав её можно получить доступ к информации соответствующего справочника среды БОС для выбора правильных значений в условия поиска.


1.14. Поиск в карточке повторить

Этот режим используется для повторения поиска в карточке с тем же значением поля или набором условий, которые использовались в последнем поиске. Если подходящие записи в карточке от текущей позиции вниз еще есть, то курсор встанет на следующую, если нет, появится сообщение о неудачном поиске.

Режим удобен для последовательного перебора множества записей карточек по заданному значению или набору условий поиска. При этом существенно экономится время просмотра. Хотя есть и альтернатива - установить аналогичный фильтр, но с потерей информативности.


1.15. Поиск в карточке - фильтр

Этот вид поиска в карточке позволяет установить фильтр, ограничивающий видимость записей по заданным условиям. Используется в тех случаях, когда заранее известны только приблизительные условия по значению одного или нескольких полей искомой информации. И требуется быстро увидеть только эти записи карточки.

При вызове режима появляется список условий фильтра, который надо сформировать и выйти из него для активации поиска. Формирование условий инициируется клавишей <Enter> аналогично той же функции в таблице БОС (см.гл.2-п.1.4). Если записи с этим набором условий в карточке есть, то останутся только эти записи и курсор встанет на первую из них, если нет, появится сообщение о неудачном поиске.

При вводе значений полей в условиях поиска также активна кнопка "F2.Справка". Нажав её можно получить доступ к информации соответствующего справочника среды БОС для выбора правильных значений в условия фильтра.


1.16. Поиск по списку

Этот вид поиска используется в тех случаях, когда заранее не известно, что собственно искать, и пользователь хочет предварительно просмотреть все существующие значения объектов обработки на текущем уровне детализации и выбрать для просмотра интересующую его аналитическую карточку. Предварительно имеет смысл установить подходящий уровень детализации, чтобы получить оптимальный объем карточек и минимизировать время поиска.

ПОЛНЫЙ список включает ВСЕ комбинации значений текущего объекта обработки на данном уровне детализации.

ЧАСТИЧНЫЙ список включает только те значения текущего объекта обработки, которые находятся ВНУТРИ ВЫШЕСТОЯЩЕГО объекта (минус один уровень) на данном уровне детализации.

При вызове режима на экране появляется таблица с полным или частичным списком объектов обработки (Рис.9.7). При ВЫБОРЕ записи в списке, появится соответствующая аналитическая карточка. Уровень детализации отчета останется прежним. Поскольку список карточек выводится в виде таблицы БОС, то возможен поиск и внутри таблицы её штатными функциями, что позволяет отыскать сами карточки по их косвенным признакам.

Рис.9.7

Рис.9.7. Полный список карточек отчета

Рекомендуется использовать полный список на первых уровнях детализации, когда количество значений объектов обработки не велико и время, затрачиваемое пользователем на поиск карточки не значительно. Частичный список используется в случае, когда количество значений текущего объекта обработки в полном списке велико и требуется сузить круг записей для более эффективного поиска.


1.17. Детализация

Этот режим используется для изменения уровня детализации, в том числе и "скачкообразного" через несколько уровней. Самый удобный из прочих способ изменения детализации, поскольку наглядно предоставляет информацию об имеющихся уровнях и их составе.

При вызове режима появляется меню "Детализация" (Рис.9.2), в котором надо выбрать необходимый уровень. После чего сформируется соответствующая аналитическая карточка отчета. Причем первые признаки объекта обработки новой карточки будут совпадать с первыми признаки карточки, с которой производилась работа перед изменением уровня детализации.


1.18. Быстрый поиск

Этот вид поиска используется, когда заранее известны значения аналитических признаков, определяющих искомую аналитическую карточку (фрагмент информации).

При вызове режима последовательно появляются запросы для ввода значений всех аналитических признаков, входящих в сортировку отчета. При вводе данных на каждом запросе активна кнопка "F2.Справка" для выбора правильного значения из соответствующего справочника среды. После ввода данных система попытается найти аналитическую карточку. При успешном поиске в экранной форме отчета появится искомая карточка, в противном случае появится сообщение о том, что записи не обнаружены.

Обратим внимание на одну важную деталь - пользователь может заполнить не все признаки сортировки. В любой момент на очередном запросе ввода данных он имеет право отказаться от дальнейшего ввода, оставив текущий и следующие признаки сортировки не заполненными. В этом случае именно заполненные признаки сортировки определят тот уровень детализации, который необходим при поиске и последующей работе. Т.е. одновременно с поиском определяется и необходимая детализация отчета. Только в режиме быстрого поиска можно одновременно искать информацию и "скачкообразно" изменять уровень детализации.

Например, если заполнить только признаки "Субсчет" и "Склад", а на признаке "Группа" отказаться от ввода, то будет найдена аналитическая карточка, соответствующая двум уровням детализации.


1.19. Фильтр

Режим дает возможность пользователю устанавливать фильтр для выборки из базы в отчет только тех записей, которые соответствуют заданному значению одного из аналитических признаков или заданным логическим условиям с их участием. Условия фильтра определяются либо по значению одного поля, либо по условиям, также как и в таблице БОС (см.гл.2-п.1.4).

После установки фильтра текущая карточка и список объектов отчета на данном уровне детализации обновляются и остаются только записи и объекты, соответствующие условиям фильтра. Установленный фильтр можно отменить, выбрав соответствующий пункт меню фильтра.

Начальный фильтр может быть установлен на этапе создания отчета. В этом случае фильтр пользователя, сформированный в настоящем режиме складывается с начальным фильтром. А при отмене фильтра пользователя начальный фильтр восстанавливается. Условия начального фильтра формируются администратором исходя из целей отчета и недоступны пользователю.


1.20. Обновить

Этот режим используется для периодического обновления информации отчета, если важна актуальность информации при анализе или мониторинге изменений информации в среде БОС. Для "консервативных" отчетов: итоговых и сборных, этот режим не используется.

При вызове режима инициируется повторная подготовка информации отчета и всех его системных файлов. Если на этот момент были изменения в базе, они найдут отражение в новой информации отчета.


Печатная форма отчета

Печатная форма полного отчета полностью совпадает с его экранной формой, но с некоторыми дополнениями. Это связано с расширением границ вывода информации на бумаге и появлением соответствующих полиграфических возможностей.

ЗАГОЛОВОК. В генераторе отчетов предусмотрено задание двух имен отчета, для экрана (30 зн.) и для печати (60 зн.). Поэтому, в общем случае, заголовок на печати может отличаться от заголовка на экране как в смысле большей информативности, так и содержательности, нацеленной на конечного потребителя.

АНАЛИТИКА ОТЧЕТА. Так как бумага значительно шире чем экран, в области аналитики размещается гораздо больше аналитических признаков отчета. Однако, в общем случае, когда их количество велико, и этой ширины может не хватить. Поэтому в настройке печати предусмотрена выборка необходимых колонок аналитики для печати.

ШАПКА ОТЧЕТА. В начале каждого отчета, если это определено в настройке печати, может располагаться шапка с параметрами отчета:

БАЗА-ПЕРИОД : Имя среды - текущий период
ПОЛЬЗОВАТЕЛЬ : Полное имя пользователя
НОМЕР ОТЧЕТА : Порядковый номер отчета
ОТЧЕТНЫЙ ПЕРИОД : Год/Квартал/Месяц/День
ВАРИАНТ ОТЧЕТА : Полный/Краткий, Объектный/Оборотный/Сальдовый
ИНФОРМАЦИЯ : Обороты и остатки/Только обороты/Карточки с оборотами
ИНТЕРВАЛ ОТЧЕТА : Отчетный/Произвольный период
ЕДИНИЦА УЧЕТА : Первая в списке единица учета
ДАТА ОТЧЕТА : Текущая дата сеанса работы

ОБЛАСТЬ ДЕТАЛИЗАЦИИ. Основные и сторонние аналитические признаки в области детализации отчета и их значения выводятся в одну строчку - на каждой строке один уровень детализации.

Рис.9.8

Рис.9.8. Печатная форма полного отчета

Печать отчета <F7>

Режим предназначен для печати текущего отчета. Вызов режима может быть выполнен клавишей <F7> или через главное меню отчета. При вызове режима на экране появляется меню различных режимов печати отчета (Рис.9.9).

Рис.9.9

Рис.9.9. Меню печати отчета

При ВЫБОРЕ из меню производится вызов соответствующего режима работы. При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в экранную форму отчета.

При выборе режимов "Печать", "Просмотр", "Печать в файл" появляется меню определения объема печати. Поскольку основной структурной единицей является карточка отчет, то возможны следующие варианты:

ТЕКУЩАЯ КАРТОЧКА - производится вывод текущей аналитической карточки, находящейся в этот момент в экранной форме.

ПОЛНЫЙ/ЧАСТИЧНЫЙ СПИСОК - производится вывод выбранных из соответствующего списка аналитических карточек. Причем в том порядке, в котором производился их выбор.

ВСЕ КАРТОЧКИ - производится вывод всех аналитических карточек. Режим эквивалентен выбору всех карточек в полном списке. Сам список на экране не появляется.


1.21. Печать

Режим предназначен для непосредственного вывода карточек отчета на принтер, определенный в настройке печати или, если его нет на компьютере, на другой принтер, объявленный принтером по умолчанию в операционной системе Windows.

В процессе печати выводится индикация формируемых страниц. Если принтер не доступен, например, в сети, выключен или не готов, выводится соответствующее сообщение.

Совет - прежде чем выводить на печать большие объемы отчета, проверьте в режиме "Просмотр" размещение отчета на имеющемся формате бумаги. Если он не влезает по ширине: уменьшите боковые отступы, уменьшите размер шрифта, перейдите на горизонтальную ориентацию, уменьшите ширину или сократите состав полей отчета на печати.


1.22. Просмотр

Режим предназначен для предварительного просмотра печати отчета на экране (Рис.9.8.). Возможности просмотра определяются драйвером используемого принтера. Не все драйвера работают на 100% корректно. Поэтому картинку отчета надо воспринимать, как некоторое приблизительное изображение печати. Этого вполне достаточно, чтобы оценить правильность размещения отчета на бумаге.

При листании отчета в режиме просмотра советуем листать только вперед. При обратном листании может быть неправильная интерпретация размещения отчета по страницам. Кроме того не рекомендуется выполнять печать отчета непосредственно из режима просмотра - там есть такая иконка. Причина в следующем: 1) Возможные искажения формы отчета; 2) не возможность вывести произвольный набор карточек, выбранных для печати, о которых знает только БОС. Поэтому для печати отчета следует выйти в предыдущее меню и вызвать режим "Печать".


1.23. Заголовок отчета

Режим предназначен для изменения заголовка отчета на печати, который установлен по умолчанию при его создании. Целью такого изменения может быть более точное отражение сути выводимого на печать фрагмента или обозначение того, кому предназначен данный фрагмент отчета и условия его выборки.


1.24. Шапка отчета

Режим предназначен для настройки шапки параметров отчета, которая выводится на печать сразу после заголовка. При вызове режима появляется меню "Параметры ШАПКИ" (Рис.9.10.).

Рис.9.10

Рис.9.10. Меню параметров шапки на печати

Можно установить выборочно вывод необходимых параметров, установить или сбросить сразу все. Если ни один параметр не установлен, шапка на печать выводится не будет.

Совет - использовать шапку параметров следует для отчетов, которые ложатся в архив, как отчетность. Чтобы была полная ясность кто, когда, где и за какой период вывел этот отчет. Для черновых или оперативных отчетов сроком жизни несколько дней это не имеет смысла. Хотя дата отчета и его номер никогда не помешает - будет сохранена обратная связь бумаги с базой.


1.25. Состав полей

Режим предназначен для настройки состава полей (колонок) отчета, которые следует выводить на печать. Про умолчанию выводятся все поля отчета, но как замечено выше, все поля могут не поместится на печать. Тогда часть полей (малозначимых) придется из печати убирать. Кроме этого режим позволяет изменить порядок вывода полей на печать.

При вызове режима появляется список всех доступных полей карточки отчета на текущем уровне детализации. В списке слева от имени поля указан его порядок слева направо при печати карточки. Необходимо с помощью разметки определить новый состав и порядок печати полей.

Переопределенный состав полей на печати сохраняется только на время сеанса работы отчета. При новом запуске отчета восстанавливается состав полей по умолчанию - т.е. все поля.


1.26. Настройка печати

Этот режим используется для определения общих параметров печати. При вызове режима появляется меню настройки, аналогичное настройки печати таблицы БОС (см.гл.2-п.1.4).

Можно определить: положение печати (ВЕРТИК./ГОРИЗ.), стороны печати листа (ОДНА/ДВЕ), отступы на странице (мм), размер шрифта (6-20 пунктов), интервал (0.5-2.0 строк), наличие горизонтальной сетки (ДА/НЕТ), принтер (из имеющихся), источник бумаги (1-9 лоток), файл печати (по умолчанию PRINT.txt), вставку управляющих кодов в файл (ДА/НЕТ), добавление файла (ДА/НЕТ) и показ файла сразу (ДА/НЕТ). Настройка печати, как часть общей настройки сохраняется при выходе из сеанса работы с БОС.


1.27. Печать в файл

Этот режим используется для печати отчета в файл. При вызове режима производится определение имени и формата файла печати (TEXT, WORD, EXCEL), затем вывод в файл. В запросе имени файла можно вызвать режим ОБЗОР (клавиша <F2>) операционной системы MS Windows и определить каталог для хранения файла. Последнее имя и формат файла печати сохраняются в общей настройке системы. Если в настройке печати был установлен ключ ПОКАЗ ФАЙЛА СРАЗУ, то после формирования файла будет запущено соответствующее приложение (Notepad, MS Word, MS Excel) и его открытие на экране.


1.28. Просмотр файлов

Этот режим используется для просмотра файлов с информацией отчетов или других имеющихся на компьютере. При вызове режима производится определение каталога, имени и формата файла (TEXT, WORD, EXCEL, DBF). Затем автоматически запускается соответствующее приложение (Notepad, MS Word, MS Excel, MS FoxPro) и с его помощью открытие файла на экране. Для текстового формата можно определить маршрут и параметры вызова редактора. Последнее имя и формат файла печати сохраняются в общей настройке системы.


Итоги отчета <F8>

Режим предназначен для получения РАЗВЕРНУТЫХ итогов по текущей аналитической карточке или СВОДНЫХ РАЗВЕРНУТЫХ итогов по группе карточек. Под развернутыми итогами понимается отображение итоговых остатков: вступительного и на конец, в виде дебетовой и кредитовой сумм, а также итоговых оборотов.

Вызов режима может быть выполнен клавишей <F8> или через главное меню отчета. При вызове режима появляется панель ИТОГОВ, в которой отражаются: остаток ВСТУПИТЕЛЬНЫЙ в развернутом и свернутом виде; обороты по дебету и кредиту; остаток на КОНЕЦ в развернутом и свернутом виде (Рис.9.11).

Рис.9.11

Рис.9.11. Развернутые итоги отчета

Для активации итогов необходимо выбрать объекты обработки по полному или частичному списку, а после появления результатов изменить просмотр итогов на другую единицу учета, если надо. Изменение единицы учета не приводит к повторному подсчету итогов, поскольку все результаты хранятся за кадром во всех единицах учета.

Панель итогов, будучи активированной, может находится на экране постоянно, пока она или отчет не будет закрыт. Поэтому после вызова панели итогов её можно отодвинуть в сторону и продолжать работать с карточками отчета. А в панели итогов выполнять сверку по тому или иному набору карточек.


Методика работы

Для того, чтобы работа с отчетами была эффективна, рекомендуется следующее:

  1. При создании отчетов стремитесь давать им такие имена и порядковый номер, которые максимально наглядно будут отражать их суть и объект обработки. Это поможет быстро находить нужный отчет из списка имеющихся в среде. Номер отчета может начинаться с номера системного счета, а имя отражать предмет отчета плюс первые признаки в сортировке, например:
  2. 1001 "Обор.МАТЕРИАЛОВ:   Тип+Код"
    1003 "Обор. МАТЕРИАЛОВ:   МОЛ+Код"
    1201 "Обор.МБП:   МОЛ+Тип+Вид+Код"
  3. Для любого счета потенциально можно создать большое количество отчетов. Часть из них будет постоянными, другая - разовыми, т.е. создаваться под сиюминутные потребности. Старайтесь выделить номерами и именами постоянные отчеты, чтобы бухгалтер не разыскивал их среди массы разовых. А еще лучше использовать группировку отчетов по смысловым группам, которые будут вызываться в разных пунктах дерева меню. Или включить наиболее часто используемые отчеты в панельные группы справочников-документов, где они всегда "под рукой".
  4. Для оперативной проверки и анализа информации используйте развитые возможности подведения различных итогов в полных отчетах. Это поможет быстро находить допущенные в процессе ввода арифметические и логические ошибки.
  5. При оперативной работе чаще используйте экранную форму отчетов, избегая вывода на печать. Это связано с тем, что столь подробное представление информации на печати просто не нужно. Для этого наилучшим образом подойдут краткие отчеты. Вывод на печать полных отчетов обычно используют


Оглавление:  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  

   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
© Copyright 2003 Компания ЭФЕС