Rambler's Top100   Методики автоматизации предприятия  Автоматизация предприятия Методики автоматизации предприятия   
   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
вторник
Автоматизация предприятия БОС
  Просмотров..918836
  Сегодня.....120
  Хостов......28

Оглавление:  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  


Часть 2. Ввод информации

Глава 4. Ввод операций

1. Введение

Ввод операций является основным режимом работы в среде БОС. Он оснащен различными функциями для эффективного ввода и изменения проводок, включая следующие ВОЗМОЖНОСТИ:

  • Вводить информацию по любой паре корреспондирующих счетов с использованием ранее определенного набора аналитических признаков каждого из них;
  • Просматривать и изменять информацию, введенную в течение сеанса операций;
  • Запускать автоматические процессы: операции и пакеты расчетов из списка пользователя;
  • Запускать автоматические пакеты расчетов, подключенные к полям панели ввода;
  • Получать и использовать информацию из справочников, связанных с полями ввода (в пределах прав доступа);
  • Изменять информацию справочников, связанных с полями ввода (в пределах прав доступа);
  • Просматривать текущие итоги сеанса операций по суммовой единице учета в разрезе корреспондирующих счетов.

При вводе проводок обеспечивается КОНТРОЛЬ:

  • Правильности счета в каждой стороне проводки по справочнику "Балансовые счета";
  • Правильности указанной пары счетов проводки по определенным корреспонденциям в справочнике "Проводки операций";
  • Правильности значений аналитических признаков по информации справочников, если такой контроль установлен;
  • Уникальности и дублирования информации соответствующего счета, если такой контроль установлен;
  • Равенства значений суммы проводки обеих её сторон.

2. Сеанс операций

Под СЕАНСОМ ОПЕРАЦИЙ будем в дальнейшем понимать отрезок времени между началом и завершением работы в форме "Сеанс операций" / "Корректировка оборотов" . Вся информация, введенная в течение сеанса операций, хранится в дополнительных объектах среды БОС, называемых БУФЕР счета. Указанный объект является копией объекта ОБОРОТЫ счета, но логически не связан с объектом ОСТАТКИ счета. Для каждого балансового счета существует свой БУФЕР счета.

Смысл подобного способа хранения информации заключается в потребности разделения только что введенных проводок, зачастую до конца не выверенных и содержащих ошибки, от имеющейся оборотной информации по счету, отличающейся гораздо большей достоверностью Кроме того проверять и корректировать небольшой блок информации гораздо легче.

Множество буферов счетов образуют БУФЕР СЕАНСА ОПЕРАЦИЙ, который содержит информацию по всем выполненным проводкам, еще не записанным в обороты счетов.

Для начала работы в сеансе операций необходимо войти в раздел "Операции" или "Корректировка оборотов" рабочего меню системы. На экране появится форма ввода с двумя панелями ввода: дебета и кредита проводок. Причем для корректировки оборотов - на экране сразу появится список доступных балансовых счетов, а некоторые режимы: корректировки буферов и записи из буферов в обороты - будут недоступны.


3. Форма ввода операций

Основой экранного интерфейса формы ввода операций являются две панели, отражающие две стороны одной проводки: панель ДЕБЕТА и панель КРЕДИТА (Рис.4.1.). В поля этих панелей вводится информация по аналитическим признакам дебетового и кредитового счета проводки. Панель ДЕБЕТА занимает левую половину рабочей области экрана, панель КРЕДИТА - правую. Каждая из них имеет три функциональные области: СЧЕТ, АНАЛИТИКА и СУММА.

Рис.4.1

Рис.4.1. Форма ввода операций

ОБЛАСТЬ СЧЕТА - расположена в верхней части панели, состоит из одного поля и служит для ввода номера балансового счета проводки. Справа от номера выводится наименование указанного счета.

ОБЛАСТЬ АНАЛИТИКИ - расположена в средней части панели и служит для ввода/вывода значений аналитических признаков указанного счета панели. Слева находятся наименования аналитических признаков, справа - поля с их значениями. В дальнейшем изложении все поля со значениями аналитических признаков будут называться ПОЛЯ ПАНЕЛИ. Этот термин не относится к полям НОМЕР СЧЕТА и СУММА ПРОВОДКИ, соответствующих областей панели. Поля панели делятся на поля ВВОДА и ИНФОРМАЦИОННЫЕ.

Поля ВВОДА панели могут быть пустые при добавлении новой проводки, либо с данными, при корректировке проводки. ИНФОРМАЦИОННЫЕ поля панели не подлежат изменению в отличие от полей ввода. В них отражаются значения аналитических признаков, которые физически хранятся не в оборотах счета, а в связанных справочниках среды БОС. Цвет текста информационных полей выделяется синим цветом.

ОБЛАСТЬ СУММЫ - расположена в нижней части панели, состоит из одного поля и служит для ввода суммы проводки хозяйственной операции.

ИНДИКАТОР РЕЖИМА - расположен в верхнем правом углу формы и отражает два возможных режима работы: ВВОД новой или КОРРЕКТИРОВКА существующей информации.

Форма ввода операций может изменять геометрию стандартными способами Win-интерфейса, при этом каждая из панелей автоматически сохраняет возможность вертикального и горизонтального скроллинга по информации области аналитики.


4. Клавиши управления

Enter - Завершение ВВОДА данных в полях или сохранение проводки на кнопке "ОК".
Esc - ВЫХОД из сеанса операций / ОТМЕНА режима корректировки.
F1 - Вызов помощи по СИСТЕМЕ, т.е. данного справочного руководства.
F2 - Вызов режима "Справ" для выбора из справочника, подключенного к полю.
F3 - Вызов режима "ИзмСпр" для изменения справочника, подключенного к полю.
F4 - Вызов режима "Просмотр" для выбора записей буфера счета на корректировку.
F5 - Вызов режима "Очистить" при вводе или "Удалить" при корректировке.
F6 - Вызов режима "Сеанс" для выбора операции и других режимов работы.
F8 - Вызов режима "Сброс" для очистки текущего поля ввода.
F9 - Вызов режима "Сервис" для текущей панели ввода.
F10 - Вызов главного меню системы.
Alt+F1 - Вызов помощи по среде текущей фирмы БОС, если она сделана при генерации.
Ctrl+Insert - Копирование информации текстового поля в корзину.
Shift+Insert - Копирование информации из корзины в текстовое поле.

5. Ввод номера счета

Режим предназначен для последовательного ввода значений дебетового и кредитового балансовых счетов проводки. Ввод номера счета возможен вручную, либо путем выбора в справочнике БАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА (режим <F2>), либо путем выбора сразу корреспонденции счетов в справочнике ПРОВОДКИ ОПЕРАЦИЙ (из режима <F6>).

Со стороны системы производится одновременный контроль на наличие указанного номера счета в справочнике БАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА и на наличие пары корреспондирующих счетов в справочнике ПРОВОДКИ ОПЕРАЦИЙ. В последнем случае, когда заданная пара не найдена, производится мягкое предупреждение в виде запроса. Если пользователь настаивает на своем решении, то указанная корреспонденция будет добавлена в справочник ПРОВОДКИ ОПЕРАЦИЙ и признана правильной.

При вызове режима <F2> на экране появляется список доступных БАЛАНСОВЫХ СЧЕТОВ (Рис.4.2.). При ВЫБОРЕ необходимого счета происходит возврат в текущую панель ввода с автоматическим заполнением номера и наименования счета.

При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в текущую панель без изменения номера и наименования счета.

При вызове режима <F6> "Сеанс" и выборе в появившемся меню первого режима "Операции" на экране появляется список допустимых ПРОВОДОК операций (Рис.4.3.).

Рис.4.2

Рис.4.2. Выбор из справочника "Балансовые счета"

Рис.4.3

Рис.4.3. Вызов справочника "Проводки операций"

При ВЫБОРЕ проводки происходит возврат в текущую панель ввода с одновременным заполнением номера и наименования счетов в обеих панелях. При этом изменяется адекватно аналитическая структура полей панелей для выбранных балансовых счетов.

При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в текущую панель без изменения номера и наименования счетов в обеих панелях.


Методика работы

При вводе значений балансовых счетов, штатной ситуацией считается ручное заполнение полей ввода. Обычно пользователь, обладающий достаточной квалификацией в области бухгалтерского учета и долгое время работающий с определенной группой счетов, не ошибается.

При ОСВОЕНИИ изменившегося плана счетов, новых областей учета, в начале работы с системой уместно пользоваться справочниками: БАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА и ПРОВОДКИ ОПЕРАЦИЙ. При ПОЯВЛЕНИИ новых счетов или операций, необходимо дополнить данные системные справочники.

При ВОЗВРАТЕ на поле номера счета из других режимов работы, можно изменить значение счета только текущей панели. Значение счета в другой панели можно повторно НЕ ВВОДИТЬ. Достаточно клавишей <Enter> подтвердить его текущее значение.


6. Ввод аналитики счета

6.1. Введение

Ввод аналитики становится доступным после определения балансовых счетов в обеих панелях ввода. Режим предназначен для последовательного ввод или корректировки значений аналитических признаков обеих сторон проводки.

В процессе ввода пользователь может перемещаться сверху вниз и обратно в области аналитики, заполняя и изменяя информацию полей. К некоторым полям могут быть подключены справочники, по которым система контролирует правильность введенных значений и сообщает об ошибке в случае ее наличия. Пользователь может использовать информацию таких справочников для выбора возможных значений заполняемого аналитического признака. Информационные поля заполняются автоматически после ввода значений вышерасположенных аналитических признаков. На любом поле ввода могут вызываться различные функциональные режимы по обработке текущей информации среды БОС, а также автоматические расчеты и операции. После заполнения последнего поля области аналитики происходит переход в область суммы.


6.2. Навигация в области аналитики

При навигации доступны следующие клавиши:

<Стрелка вверх> - Перемещение по полям ВВЕРХ.
<Стрелка вниз> - Перемещение по полям ВНИЗ с проверкой.
<PageUp> - Листание ВВЕРХ.
<PageDown> - Листание ВНИЗ c проверкой.
<Ctrl+PageUp> - Переход на НАЧАЛО.
<Ctrl+PageDown> - Переход на КОНЕЦ с проверкой.
<Ctrl+Home> - Переход на НАЧАЛО.
<Ctrl+End> - Переход на КОНЕЦ без проверки.
<Ctrl+Стрелка влево> - Перемещение полей ВЛЕВО.
<Ctrl+Стрелка вправо> - Перемещение полей ВПРАВО.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <Стрелка вверх>, при этом происходит переход на предыдущее поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. Если курсор находится на первом поле области аналитики то при нажатии клавиши <Стрелка вверх> происходит переход на поле номера счета текущей панели. В процессе движения вверх по панели с помощью клавиши <Стрелка вверх> все виды контроля со стороны системы не производятся

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВНИЗ производится клавишей <Стрелка вниз>, что эквивалентно нажатию клавиши <Enter>. Происходит переход на следующее поле ввода. Информационные поля находящиеся между текущим и следующим полем автоматически заполняются информацией. Запрещенные для ввода поля игнорируются. Если курсор находится на последнем поле области аналитики, нажатие клавиши <Стрелка вниз> приводит к переходу на поле СУММА.

В процессе движения вниз по панели все виды контроля со стороны системы работают в полном объеме.

ЛИСТАНИЕ ВВЕРХ производится клавишей <PageUp>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вверх>. Происходит переход на последнее поле предыдущей страницы области аналитики. На первой странице происходит переход на первое поле и листание прекращается. Перехода на поле НОМЕР СЧЕТА далее не происходит.

ЛИСТАНИЕ ВНИЗ производится клавишей <PageDown>, что эквивалентно многократному нажатию клавиши <Стрелка вниз>. Происходит переход на первое поле следующей страницы области аналитики. На последней странице происходит переход на последнее поле и листание прекращается. Перехода на поле СУММА далее не происходит. Также как и при движении по клавише <стрелка вниз>, работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <PageDown>.

ПЕРЕХОД НА НАЧАЛО производится клавишами <Ctrl+PageUp> или <Ctrl+Home>, при этом происходит переход на первое поле ввода. Все информационные поля, находящиеся между предыдущим и текущим полями, а также запрещенные для ввода поля игнорируются. В процессе перехода все виды контроля со стороны системы не производятся.

ПЕРЕХОД НА КОНЕЦ производится клавишами <Ctrl+PageDown> или <Ctrl+End>, при этом происходит переход на последнее поле ввода. При использовании клавиши <Ctrl+PageDown> работают все виды контроля со стороны системы. Если будет обнаружена какая-либо ошибка, листание вниз прекратится, на экране появится соответствующее сообщение и текущим станет поле, на котором была обнаружена ошибка. После ввода правильного значения листание вниз может быть продолжено повторным нажатием клавиши <Ctrl+PageDown>. При использовании клавиши <Ctrl+End> происходит быстрый переход без контроля и заполнения полей.

ПЕРЕМЕЩЕНИЕ ВЛЕВО/ВПРАВО производится клавишами <Ctrl+Стрелка влево> или <Ctrl+Стрелка вправо>, при этом происходит смещение внутренней части области аналитики так, что становится доступной невидимые до этого фрагменты длинных полей ввода.


6.3. Режим "Справка" <F2>

Режим предназначен для выбора возможного значения аналитического признака в справочнике, связанном с текущим полем ввода, или с целью просмотра данного справочника.

При вызове режима на экране появляется таблица соответствующего справочника в модальном режиме (т.е. другие окна не доступны). Таблица размещается на экране справа от формы ввода по умолчанию (Рис.4.4.).

При ВЫБОРЕ из справочника необходимого значения аналитического признака происходит возврат в текущую панель с автоматическим заполнением поля ввода и переходом на следующее. Одновременно выводятся значения информационных полей, имеющих отношение к только что заполненному. В ряде случаев, одновременно с заполнением текущего поля ввода произойдет заполнение ряда других нижерасположенных полей. Подобная ситуация возможна в тех случаях, когда в панели счета находится несколько полей, получающих свои значения из только что использованного справочника.

Рис.4.4

Рис.4.4. Вызов справочника к полю ввода для выбора

При ОТМЕНЕ ВЫБОРА из справочника происходит возврат в текущее поле ввода без его изменения и перехода на следующее поле НЕ произойдет.


6.4. Режим "Изменение справочника" <F3>

Режим предназначен для добавления или изменения информации в справочнике, связанном с текущим полем ввода.

Рис.4.5

Рис.4.5. Вызов справочника к полю ввода для изменения

При вызове режима на экране появляется панель ввода соответствующего справочника (Рис.4.5.). Пользователю предоставляется возможность произвести любые действия с информацией справочника: добавление, изменение, удаление.

Если в процессе работы со справочником производились какие-либо действия с информацией последнего, то при возврате в панели проводки произойдет автоматическое копирование значений из последней обработанной записи справочника в соответствующие поля ввода панели, включая текущее. Однако, в отличие от режима "Справка" , перехода на следующее поле ввода НЕ произойдет. Другими словами, вышеуказанное копирование информации носит "рекомендательный" характер и требует дальнейшего подтверждения.


7. Ввод суммы проводки

Ввод суммы проводки производится в два этапа: ввод суммы дебетовой стороны, затем кредитовой. Или наоборот если заполнение аналитики начиналось с кредитовой панели.

На поле ввода суммы пользователь попадает после заполнения ВСЕЙ аналитики счета. Если необходимо вернуться в область аналитики текущей панели, следует нажать клавишу <Стрелка вверх>. В случае, когда введено значение суммы и в противоположной панели есть незаполненные поля, происходит переход на первое из них. Если все поля заполнены правильно и нажата кнопка [ОК], производится запись проводки в буфер сеанса операций.

Двойной ввод суммы связан с тем, что проводки могут быть СЛОЖНЫМИ, т.е. одна сторона неизменна (счет и аналитика), а другая "расщепляется" на ряд счетов со своим аналитическим составом. По умолчанию обе суммы равны. Но если в одной панели сумма равна нулю, а в другой не равна нулю или суммы НЕ РАВНЫ, то система выдает запрос конроля сумм проводки (Рис.4.6.).

Рис.4.6

Рис.4.6. Запрос контроля сумм проводки

Можно выполнить проводку на меньшую сумму, сумму дебета, сумму кредита. В любом случае сумма обеих сторон проводки в корреспондирующих счетах будет одинаковой. А остаток от соответствующей разницы останется в одной из панелей для возможного использования в одной или нескольких следующих проводках.

Последний режим удобен при вводе операций, состоящих из нескольких проводок, с расщеплением исходной суммы операции и общим счетом одной стороны в каждой проводке.


8. Режим "Просмотр" <F4>

Режим предназначен для просмотра в буфере счета введенных за текущий или другие сеансы операций проводок, которые еще не попали в обороты. Просмотр ОБОРОТНОЙ информации в этом режиме не возможен. Режим может быть вызван в любой момент из любого поля панели ввода, но действует только при ВВОДЕ. При корректировке проводок смотри сценарий в п.13.

При вызове режима на экране появляется таблица буфера счета текущей панели (Рис.4.7.). Для вызова буфера счета другой панели необходимо перейти на нее любым способом и сделать текущей. При отсутствии записей вместо таблицы появится сообщение "Записей НЕТ !".

При ВЫБОРЕ из таблицы одной или нескольких проводок (выбор группы) происходит автоматический переход в режим КОРРЕКТИРОВКА, при этом в форме над командными кнопками вместо индикатора [ВВОД] загорается красный индикатор [КОРР.]. По окончании корректировки одной проводки происходит возврат в режим ВВОДА или переход на корректировку следующей проводки в выбранной группе.

При ВЫХОДЕ из таблицы происходит возврат в текущее поле ввода и перехода на следующее поле не произойдет.

Рис.4.7

Рис.4.7. Вызов буфера счета для просмотра

9. Режим "Очистить / Удалить" <F5>

Режим предназначен для ОЧИСТКИ текущей панели формы при ВВОДЕ информации и для УДАЛЕНИЯ текущей проводки, загруженной в форму, в буфере счета при КОРРЕКТИРОВКИ информации. Режим может быть вызван в любой момент из любого поля панели ввода.

При вызове очистки значения всех полей в текущей панели кроме номера счета сбрасываются в пустое значение, взависимости от типа данных (0, пустая дата, пустая строка).

При вызове удаления текущей проводки появляется запрос на подтверждение данного действия. Если пользователь дает согласие запускается механизм удаления проводки в обоих корреспондирующих счетах. Производится условное удаление всех необходимых записей в базе. После успешного удаления на экране появляется запрос завершения удаления. На этом запросе возможно: завершить удаление, просмотреть удаленные записи и восстановить удаленные записи. При выборе завершения удаления - записи удаляются окончательно без возможности их восстановления.


10. Режим "Сеанс" <F6>

Режим предназначен для выполнения различных работ в сеансе операций. При вызове режима на экране появляется меню (Рис.4.8). Возможны три варианта этого меню и соответственно возможностей в сеансе операций:

Вариант 1 - ПОЛНЫЙ набор режимов, предполагающий активную работу, как с буферами, так и с оборотами счетов. Запись в обороты производится только принудительно.

Вариант 2 - ВВОД и КОРРЕКТИРОВКА, предполагающий работу с буферами и оборотами счетов. Но запись из буферов в обороты производится автоматически при выходе из сеанса. Поэтому режимов записи в обороты меню не содержит.

Вариант 3 - ТОЛЬКО ВВОД, предполагающий работу только с оборотами счетов. Любая проводка после завершения ввода автоматически записывается в обороты счетов. Меню содержит только первый и последний режим из полного варианта.

Настройка вариантов сеанса операций производится в меню "Настройка" -> "Среда".

Рис.4.8

Рис.4.8. Вызов меню "Сеанс" - полный набор режимов

Режим "Операция" - на экране появляется список допустимых ПРОВОДОК операций (Рис.4.3). При ВЫБОРЕ проводки происходит возврат в текущую панель ввода с одновременным заполнением номера и наименования счетов в обеих панелях. При этом изменяется адекватно аналитическая структура полей панелей для выбранных балансовых счетов. При ОТМЕНЕ ВЫБОРА происходит возврат в текущую панель без изменения номера и наименования счетов в обеих панелях.

Режим "Итоги сеанса" - на экране появляется таблица итогов операций по дебету и кредиту балансовых счетов, проводки которых незагружены еще в обороты (Рис.4.9. слева).

Рис.4.9

Рис.4.9. Вызов итогов сеанса и развернутых итогов по счету

При ВЫБОРЕ счета в таблице итогов на экране появляется список развернутых итогов по дебету и кредиту всех корреспонденций данного балансового счета (Рис.4.9. справа). Режим удобен для выверки информации при больших объемах ручных проводок с использованием буфера сеанса операций.

Режим "Корректировка буферов" - на экране появляется таблица итогов операций (Рис.4.9. слева). При выборе из нее счета, проводки которого необходимо корректировать, появляется таблица буфера счета. Далее необходимо выбрать одну или несколько записей и в промежуточном меню решить, что с ними делать. Можно их удалять или корректировать. В последнем случае выбранные записи будут последовательно загружаться в панели ввода для их корректировки. После корректировки проводок все изменения в них отразятся в таблице итогов сеанса.

Режим "Запись в обороты всех счетов" - предназначен для загрузки ВСЕХ проводок из буфера сеанса операций в обороты соответствующих счетов. При этом производится ПОЛНАЯ очистка буфера и обнуление итогов сеанса операций. Дальнейшая работа с загруженными проводками возможна только в режиме "Корректировка оборотов".

Режим "Запись в обороты части счетов" - режим предназначен для загрузки ЧАСТИ проводок из буфера сеанса операций в обороты соответствующих счетов. В отличии от предыдущего режима здесь предварительно производится выбор счетов, проводки которых необходимо загрузить в обороты. После загрузки производится ЧАСТИЧНАЯ очистка буфера сеанса операций и обнуление итогов по загруженным счетам.

Режим "Корректировка оборотов" - режим предназначен для корректировки проводок, загруженных в обороты счетов. На экране появляется список доступных балансовых счетов. При выборе из него счета, проводки которого необходимо корректировать, появляется таблица оборотов счета. Далее необходимо выбрать одну или несколько записей и в промежуточном меню решить, что с ними делать. Можно их удалять или корректировать. В последнем случае выбранные записи будут последовательно загружаться в панели ввода для их корректировки. После корректировки проводок все изменения в них отразятся во всех отчетах по счетам.


11. Режим "Сервис" <F9>

Режим предназначен для выполнения автоматических процессов (операций и пакетов), запуска отчетов и настройки параметров формы.

Доступны только те процессы и отчеты, которые определены администратором для панельной группы системного счета текущей панели ввода. Панельная группа это подмножество процессов и отчетов, обеспечивающее полное функциональное окружение пользователя в контексте работы с текущей панелью ввода.

Если панельная группа процессов и отчетов для данного счета не определена, то доступ к ним не возможен. Но в режиме настройке сервиса данной панели можно принудительно сделать доступными ВСЕ процессы и отчеты в пределах общих прав доступа к ним.

Подробнее о режиме смотрите ниже в разделе "Ввод справочной информации".


12. Режим "Сохранение" <ОК>

Режим предназначен для запуска процесса сохранения информации о текущей проводки в базе данных.

Перед сохранением выполняется ШТАТНЫЙ контроль правильности информации в полях ввода, связанных со справочниками. Кроме этого могут активироваться автоматические процессы до и после сохранения, если они созданы и закреплены администратором за кнопкой <ОК> данной формы. Назначением этих процессов может быть ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ контроль сохраняемой информации в контексте методики учета или постобработка уже сохраненной информации.

При сохранении добавляются или изменяются записи в корреспондирующих счетах, в таблице итогов сеанса и системном реестре уникальных кодов проводок. Последний обеспечивает однозначную связь между двумя записями обеих сторон проводки. Это означает, что даже абсолютно одинаковые проводки по счетам, значениям аналитики и суммам - все равно будут различаться системой и никогда не будут перепутаны. Поскольку у них будет различный системный код проводки.

В случае изменения счетов при корректировки проводки будут производиться удаления соответствующих записей в старых счетах.

После завершения сохранения проводки производится автоматическое добавление новых записей в ОСТАТКАХ соответствующих счетов. Это происходит только в том случае, если в процессе ввода проводок были созданы новые, ранее не использующиеся объекты учета. По этим объектам формируются нулевые вступительные остатки по всем единицам учета. Эта очень важная функция поддерживает правильность работы штатных отчетов по ведению полного списка объектов учета.


13. Корректировка оборотов

Сеанс операций может сразу начаться с режима "Корректировка оборотов". В этом случае заголовок формы получает имя этого режима и все дальнейшие действия пользователя относятся к оборотам счетов. Буфера счетов и связанные с ними режимы не доступны. А в меню "Сеанс" F6 остаются только режимы: "Операция" и "Корректировка оборотов".

Для начала работы необходимо войти в раздел "Корректировка оборотов" рабочего меню системы. На экране появится форма ввода сеанса операций с двумя панелями ввода: дебета и кредита проводок, но с другим заголовком. Причем на экране сразу же появится список доступных балансовых счетов для выбора счета и просмотра его таблицы проводок.

Если какие-то проводки требуется удалить или откорректировать, необходимо их выбрать в таблице просмотра и в промежуточном меню определить нужное действие.

При удалении выбранных проводок никаких действий по контролю целостности не производится. А в остатках сохраняются объекты учета с нулевыми значениями единиц учета, порожденные этими проводками. При очередной диагностике информации счетов эти объекты будут удалены.

При корректировке выбранных проводок они последовательно загружаются в форму сеанса операций для выполнения любых изменений в них. После сохранения изменений или отмены корректировки очередной выбранной проводки предлагается переход к следующей или предыдущей в выбранной группе. Либо отмена дальнейшей корректировки по выбранной группе.

Важное замечание - при корректировки проводок вызов режима "Просмотр" F4 возвращает Вас на таблицу просмотра последнего выбранного счета независимо от того, в панели какого счета Вы сейчас находитесь.

Короткое замечание - изложенный механизм группового удаления и корректировки проводок в оборотах аналогично работает и в отношении проводок в буферах счетов. Имеется в виду режим "Корректировка буферов" в сеансе операций.


14. Проводки с одинаковыми счетами

Особым образом хранятся в оборотах счетов проводки с одинаковыми корреспондирующими счетами. Как уже отмечалось, системный счет, к которому относится балансовый счет проводки, определяет таблицу данных, где будет храниться информация по указанной стороне проводки. Если системные счета и дебетового и кредитового балансовых счетов проводки одинаковы, то и таблица хранения одна. Таким образом, обе стороны проводки будут находиться в оборотах одного счета и при просмотре информация о проводке представляется ДВУМЯ записями.

В этом случае сложно определить, какая из сторон дебетовая, какая кредитовая, так как совершенно не обязательно дебетовая запись будет располагаться первой. Это зависит от текущей сортировки таблицы. В этом случае рекомендуется ввести в состав полей таблицы служебные поля "Статус" и "Код", первое из которых автоматически приобретает значение "d" для дебетовой стороны проводки и "k" - для кредитовой, а второе будет иметь значение уникального кода проводки, генерируемого системой. Причем в обеих записях это код будет одинаковым, а статусы - разными.

При КОРРЕКТИРОВКЕ достаточно выбрать ОДНУ запись, касающуюся такой проводки. Если будет произведен выбор обеих записей, то вторая, независимо дебетовая или кредитовая, игнорируется.

При УДАЛЕНИИ одной записи, касающейся такой проводки, в оборотах счета исчезнут ДВЕ записи: дебетовая и кредитовая.

Указанный способ хранения проводок с одинаковыми счетами может привести к непониманию еще в одном случае. В таблице оборотов есть возможность штатными средствами получить итоговую сумму по любому числовому полю, в частности по полю "Сумма". Это возможность используется для выверки проводок. Однако, в случае, когда в оборотах присутствуют проводки с одинаковым системным счетом в дебете и в кредите, сумма в итоге будет УДВОЕНА. Поэтому, если полученные итоги вызывают сомнение, прежде всего убедитесь в отсутствии проводок с одинаковыми счетами, а затем уже анализируйте результат. Например, быстро определить, имеются ли подобные проводки в большом массиве информации можно, установив фильтр в таблице оборотов по условию "Дебет = Кредит".


15. Функции ввода дополнительные

15.1. Заполнение полей ввода

При работе в области аналитики возможно автоматическое заполнение полей ввода в следующих случаях:

  • При выборе записи в таблице справочника связанного с текущим полем панели. Это возможно при вызове режимов "Справочник" <F2> или "Изменение справочника" <F3>.
  • При нажатии клавиши <PageDown> или <Ctrl+PageDown> в случае, если ранее была введена хотя бы одна проводка по текущему счету панели. Поля ввода заполнятся значениями соответствующих полей ввода предыдущей проводки. Эта возможность используется, если значения большего количества полей заполняемой проводки совпадают со значениями предыдущей проводки.
  • При заполнении одной стороны проводки, если ряд аналитических признаков обеих сторон проводки совпадает. В этом случае соответствующие ПУСТЫЕ поля ввода в другой панели будут принимать те же значения, но их можно потом изменить. Если одинаковые поля НЕ ПУСТЫЕ, то последует запрос о возможности выравнить значения этих полей. Можно согласиться или отказаться - решение будет зависить от контекста вводимой информации в данной корреспонденции счетов. Например, номер статьи учета может для разных счетов быть разным, так как используются разные диапазоны статей, разбитые по функциональному назначению (производство, инвестиции, реализация).
  • При выполнении автоматических пакетов, которые могут заполнять или изменить поля ввода панели. Эта информация может быть результатом каких-либо сложных расчетов, или результатом поиска в соответствующих справочниках.

15.2. Заполнение информационных полей

Для полного представления в панелях ввода информации привлекается дополнительные аналитические признаки из связанных с данными счетами справочников. Эти признаки отражаются в ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОЛЯХ, значения которых появляются в панели автоматически при условии заполнения пользователем всех вышерасположенных полей ввода.

Значения информационных полей в панели ввода изменить нельзя. Однако, если будет произведено изменение в справочнике, из которого данное значение бралось, то при возврате в панель ввода информационные поля могут измениться.

Если информационные поля остаются ПУСТЫМИ при условии заполненности всех вышерасположенных аналитических признаков, это означает, что в соответствующем справочнике отсутствует информация, конкретизирующая введенные значения. Иными словами, в справочнике есть код аналитического признака, но нет информации, характеризующей данный код.


16. Функции контроля

ПРАВИЛЬНОСТЬ СЧЕТА. При вводе счетов проводки производится проверка на правильность их значений по справочнику БАЛАНСОВЫЕ СЧЕТА. Ввод несуществующих в справочнике значений НЕ допускается. Справочник доступен пользователю для добавления и изменения.

ПРАВИЛЬНОСТЬ ПРОВОДКИ. После ввода обоих счетов проводки производится проверка на наличие последней в справочнике ПРОВОДКИ ОПЕРАЦИЙ. Ввод несуществующей корреспонденции допускается после соответствующего предупреждения, если пользователь решил добавить данную проводку в справочник, который доступен пользователю для изменения.

ПРАВИЛЬНОСТЬ ЗНАЧЕНИЙ ПОЛЕЙ ВВОДА. По ряду полей ввода в панели может производиться проверка правильности вводимых значений по связанным с данными полями справочникам. Ввод несуществующих значений не допускается. Поскольку информация справочников доступна в любой момент для корректировки, пользователь может оперативно изменить ее и обойти запрет со стороны системы при вводе информации. Контроль правильности производится как при работе в поле ввода, так и при общем сохранении информации нажатием кнопки <ОК>. В последнем случае, если по ряду полей введена неправильная информация, то на экране появится список этих полей и их текущих значений. А процесс сохранения будет заблокирован.

ЦЕЛОСТНОСТЬ ПРОВОДКИ. При загрузке проводки в буфер сеанса операций производится ОДНОВРЕМЕННАЯ запись информации по её дебетовой и кредитовой сторонам. Запись информации только одной стороны проводки системой НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.

РАВЕНСТВО ДЕБЕТОВОЙ И КРЕДИТОВОЙ СУММЫ. Запись проводки в буфер сеанса операций производится только при равенстве значений дебетовой и кредитовой сумм. Запись проводки с нулевым значением суммы не допускается, за исключением случая использования более одной единицы учета.


17. Методика работы

Для того, чтобы процесс ввода проводок операций был эффективен и занимал меньше времени, рекомендуется следующее:

  • Старайтесь выполнять загрузку и корректировку информации справочников отдельно до работы в сеансе операций. В этом случае не придется отвлекаться от процесса ввода проводок.
  • Старайтесь подбирать документы, на основании которых будет производиться ввод проводок таким образом, чтобы проводки с одинаковыми счетами вводились подряд, в этом случае системе не потребуется дополнительное время на переформирование панелей ввода по новым счетам.
  • Не забывайте использовать режим просмотра итогов по счетам для оперативного контроля промежуточных результатов операций.
  • Если в процессе проверки информации вы обнаружите ошибки в большом количестве проводок, требуйте от администратора создания временных автоматических процессов для их исправления. Для него это не сложно, а для вас может занять очень много времени.
  • Чаще используйте клавиши <PageDown> и <Ctrl+PageDown> для ускорения процесса ввода однотипных проводок с одинаковой, или почти одинаковой, аналитической информацией.


Оглавление:  1  2  3  4  5  6  7  8  9  10  11  12  13  14  15  16  17  18  

   Главная       О компании       Решения       Цены       Скачать       Заказать       Оплатить       Контакты       Обратная связь   
Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
© Copyright 2003 Компания ЭФЕС